Neues Wissen für die Stadtverwaltung

Das Thema Digitalisierung macht auch vor Stadtverwaltungen nicht Halt und sorgt für immer mehr und vielfältigere Projekte in der IT-Abteilung. Da diese mit den bestehenden Ressourcen verwirklicht werden müssen, ist eine Optimierung von Organisation und Abläufen unumgänglich. Um dafür neue Impulse zu bekommen, absolviert Tobias Jahn gerade eine Aufstiegsfortbildung zum IT-Professional bei der goldsteps consulting GmbH & Co. KG.

„Gleich zu Beginn der Fortbildung haben wir uns mit ITILTM beschäftigt“, erzählt Tobias Jahn, IT-Administrator bei der Stadt Preußisch Oldendorf. „Dank der Inhalte zu ITILTM Service Design, Transition und Operation verstehe ich jetzt viele Zusammenhänge genauer und habe einen besseren Überblick über das große Ganze einer Organisation.“

Dieses neue Wissen bringt er direkt bei der Stadtverwaltung ein und erstellt einen Servicekatalog. Der Katalog umfasst sämtliche Dienste der Stadtverwaltung, inklusive der dafür notwendigen Applikationen, ihrer Qualitäten und Prioritäten. Um die notwendigen Informationen zu sammeln, führt er Interviews mit den Mitarbeitern aller Fachbereiche und fragt beispielsweise: „Wie lange können Sie ohne einen bestimmten Dienst auskommen?“ So wird der fertige Katalog nicht nur eine gute Übersicht liefern, sondern zudem die Möglichkeit bieten, transparent und zielgenau Aufgaben zu steuern, die Leistung der IT objektiv zu bewerten und neue Anforderungen gezielt voranzutreiben. „Der Servicekatalog ist ein guter Ansatz, um sich selbst zu organisieren und Zeit z.B. für größere Projekte zu schaffen. Außerdem stellt er die Basis für viele weitere Prozesse dar, sodass ich im Nachgang auch da weiter ansetzen werde,“ freut er sich.

„Einen Service Katalog zu erstellen, ist nur der erste Schritt für eine serviceorientierte IT-Organisation“, erklärt Service-Experte Jovan Ilic. Als Geschäftsführer der goldsteps consulting begleitet er viele kommunale IT-Organisationen dabei, sich zukunftssicher aufzustellen und weiß genau, worauf es ankommt: „Neben der Beherrschung von Technologien wird es immer wichtiger, auch organisatorische Fähigkeiten zu entwickeln. Wir zeigen IT-Organisationen, wie sie sich serviceorientiert aufstellen und unterstützen diese auch vor Ort bei der Umsetzung“.

Tobias Jahn wusste schon lange, dass er sich zum IT-Professional ausbilden lassen möchte: „Ich war Zeitsoldat bei der Bundeswehr und wusste schon während meines Dienstes, dass ich danach in die IT-Branche wechseln und IT-Professional werden möchte. Da ich keine Vorerfahrung hatte, musste ich aber als erstes eine Umschulung zum Fachinformatiker Systemintegration machen“, erinnert er sich.

Das hat ihn 2013 zur Stadt Preußisch Oldendorf gebracht. Seitdem ist er für den technischen Bereich in der Stadtverwaltung zuständig und betreut beispielsweise die Virtualisierungstechnologien der Verwaltung. Zudem ist er damit betraut, neue Techniken zu implementieren und zu warten.

Doch das reichte ihm nicht: „Bisher hatte ich nur indirekte Berührungspunkte mit organisatorischen Abläufen oder Prozessen und konnte das mit meiner alltäglichen Arbeit nur bedingt in Bezug bringen. Aber schon jetzt am Anfang der IT-Professional Fortbildung merke ich, wie viel mehr eigentlich hinter dem serviceorientierten Ansatz steckt. Da bin ich ziemlich baff. Ich erkenne Zusammenhänge und lerne, wie man wirklich eine bessere Qualität und einen Mehrwert für die Organisation liefern kann.“

Genau hier liegt der Fokus der IT-Professional Aufstiegsfortbildung: „Wir erweitern die technischen Fähigkeiten der Teilnehmer um organisatorische Kenntnisse rund um IT-Prozesse, Projektierung und Teamleitung“, erklärt Jovan Ilic von goldsteps. „So werden aus reinen Technikern Projekt- und Servicemanager, die aktiv an der Gestaltung neuer Prozesse und Abläufe in ihren Organisationen mitwirken können.“

Und auch der EDV-Koordinator der Stadt Preußisch Oldendorf, Reinhard Schwettlick, freut sich über die Wissbegierde seines jungen Kollegen: „Natürlich ist es einfach mit einem Kollegen zusammenzuarbeiten, von dem man auch Informationen bekommen kann. Man kann sich austauschen – und das auf Augenhöhe. Tobias ist sehr interessiert und immer auf dem neuesten technischen Stand.“ Um Herausforderungen wie der Digitalisierung gewachsen zu sein, sei es aber eben auch essentiell, die Fähigkeiten in den Bereichen Projekt- und Servicemanagement zu vertiefen – Wissen, das Jahn unter anderem bei goldsteps gewinnt. „Man erweitert einfach seinen Horizont und achtet auf andere Aspekte, wenn man nicht nur technisch versiert ist“, freut er sich.

Die Aufstiegsfortbildung zum IT-Professional absolviert Jahn in Eigenregie. Er trägt die Kosten und schafft sich die notwendige Zeit dafür. „Natürlich ist das trotzdem alles mit meinem Arbeitgeber abgesprochen, sodass ich auch wirklich genug Zeit habe, um den Stoff nachzuarbeiten,“ sagt er.

Die Kosten von 15.000 Euro stellen dank des sogenannten Aufstiegs-BAföG ebenfalls kein Problem dar: 40% werden direkt von Bund und Land übernommen. Für die übrigen 60% konnte Jahn ein günstiges Darlehen bei der KfW-Bank beantragen. Wenn er seine Fortbildung erfolgreich abschließt, werden noch einmal 40% davon erlassen. Der dann noch ausstehende Betrag kann schließlich in Raten gezahlt werden: „Bildung ist unabhängig vom Einkommen. Ich musste mir keine Sorgen machen, dass ich diese Fortbildung nicht finanzieren kann. Den BAföG-Antrag selbst habe ich mit goldsteps zusammen ausgefüllt. Das lief total unkompliziert. Ich habe mich da wirklich gut beraten gefühlt.“ Überhaupt sei von vorneherein klar gewesen, dass er die Aufstiegsfortbildung bei goldsteps absolvieren würde: „Die Trainer sind sehr kompetent. Ich war mit meiner Umschulung zum Fachinformatiker so zufrieden, dass ich die IT-Professional Ausbildung auch unbedingt hier absolvieren wollte.“

„Ich finde es wichtig, mit der Zeit zu gehen,“ resümiert Jahn schließlich. In vielen Unternehmen sei etwas wie Servicemanagement schon lange ein Thema. Viele Stadtverwaltungen kämpfen aber mit den Herausforderungen und der zusätzlichen Belastung, die durch die Digitalisierung auf ihre IT-Organisationen zukommen. Doch gerade Aspekte wie ein „einheitliches Ticket-System und Dokumentation lassen sich bei uns gut umsetzen“, findet Schwettlick. Zusammen mit einer guten Organisation der Arbeitsabläufe helfen diese dabei, mit den Herausforderungen Schritt zu halten.

Für Tobias Jahn steht jedenfalls fest: „Es ist meine Intention, unsere Organisation weiter voran zu bringen und auch Neues einzuführen. Ich mache diese Aufstiegsfortbildung nicht nur für mich persönlich, sondern weil ich das Gelernte auch in die Praxis einbringen möchte.“